Wrth ymdrin â chwyn, dylech gofio’r rheolau canlynol:                 

• Gwrando’n ofalus ar y cwsmer a nodi gwybodaeth bwysig              
• Peidio â thorri ar draws y cwsmer, dadlau na gwneud esgusodion
• Cydymdeimlo a dangos eich bod yn ymboeni am sefyllfa’r cwsmer
• Ceisio datrys y broblem yn syth           
• Os nad ydych yn gallu datrys y broblem ar unwaith, addo i’r cwsmer y bydd ymchwiliad yn cael ei gynnal i’r gŵyn                   
• Ymchwilio i’r gŵyn wedyn a chymryd camau priodol              
• Sicrhau bod gennych holl fanylion personol perthnasol y cwsmer er mwyn gallu cysylltu ag ef            
• Sicrhau bod ffurflen gwyno’r cwmni wedi’i llenwi’n gywir 
• Os teimlwch nad ydych yn gallu ymdrin â’r gŵyn, cysylltu â rheolwr ar unwaith